在贸易展览会上，最后一刻的出货量有时是不可避免的。以下是快速跟踪货运的选项。

      在一个完美的世界里，所有的贸易展货运都会在恶劣的天气，机械故障或人为错误的一天中上路，从而让您选择最便宜，最可靠的方式让它准时到达展会现场并完好无损。可悲的是，展览经理并不是生活在一个完美的世界里。通常情况下，某些情况，人员或供应商会在您的计划中间抛出一把扳手，而您仍然争先恐后地争取备份计划以重新回到正轨。

      那么，当你有一个必须要去展会的货物，它仍然坐在公司码头上时，你会怎么做？如果您无法在展会城市找到替代品，请进行整理。创建包含所有需要运送的物品的清单，包括其包装（例如，盒子，板条箱，滚动视听情况，图形管）和尺寸。记录每个包装的重量以及货物的总重量。

      还要确定在装运需要在展会现场之前你有多少时间。在“最后一刻”之前剩下多少天（或几小时）变得“为时已晚”？而且，如果您是国际运输，请按顺序获得所需的文书工作。在下一步时，您必须考虑所有这些信息：确定以下哪个选项最适合您的需求。

      1.不要发货

      在进行最后一分钟发货之前，先看看你发货的情况，并确定它是否真的是关键任务。问自己以下问题：如果我不发送，或者我发送它会发生什么，而且它没有及时到达那里？什么是最佳和最坏情况？通过回答这些问题并权衡您的决定的利弊，然后在恐慌中跑到联邦快递办公室，您不仅可以节省您的理智，还可以节省大量现金。在这里，是一些工作（按项目细分），以帮助您回避最后一分钟的航运摊牌。

      营销宣传材料。当涉及到抵押品文献时，无论你将多少箱装到展会上，你通常都会留下剩菜。因此，在向会议中心发送数百磅纸张之前，先问问自己是否可以随身携带足够的纸张，然后在快速打印店（例如FedEx Office，Office Depot等）打印所需的剩余数量。 ） 当你到达。事实上，这个选项非常普遍，会议中心附近的一些快速印刷商店甚至可以免费送到展会场地的大厅。

      如果您觉得自己没有机会参加这样的商店，请考虑在展会开始时减少运送抵押品。例如，您可以跳过硬拷贝抵押品，转而使用链接到公司网站上的产品信息的URL来分发名片。或者您可以在展览城市购买彩色打印机，并在展览中按要求打印文献。另一个选择是发送抵押品作为销售人员使用的后续工具，而不是每个参加展览的参展者的展位内现场讲义。

      展览图形。如果您需要在最后一分钟打印图形，您可以联系该展会的一般服务承包商（GSC）。它可能有一个本地图形制作工具，可以在贸易展开幕前打印，交付和安装它们，消除最后一刻的运费 - 并避免一旦这些图形到达就会收取材料处理费。根据时间范围，这也可以减少或消除急速生产费用，因为GSC通常设置为最后一刻的打印。

      如果您的图形很简单（使用简单的徽标和排版，而不是大量的图像等），您可以使用快速打印店。通过这条路线，提前致电商店询问其生产能力和时间框架，并确认它可以提供适当的基材，层压和安装介质（如胶带或钩环紧固件）。

      地毯。展览地毯是一个实用的组件，它到达您的展位空间相对容易理所当然。但我曾经不得不在现场租用地毯。当然，我无法获得所需的确切颜色，以匹配确保安全和声音的地毯，所以我不得不即兴创作并订购两个10英尺的条带，以互补的颜色定位在我的展览的每一端。它比为整个展览租用地毯便宜，它让我们在等待交付我们的端条时，可以获得更复杂的展位中心区域。因此，在您将面团熬到隔夜的那两块地板之前，您忘记在初始装运中包装，确定租赁是否是可行的 - 并且可能更便宜 - 选择。

      展品组件。如果您遗漏了完成展览安装所需的物品（例如杆子，支架或架子），请检查是否有本地展览馆带有相同品牌的部件，可以出售或借给您部件你需要。并且在您发送最后一分钟的货物之前，请与您的现场安装人员交谈，因为通常情况下，它会有一个或两个创新的修复。

      2.使用小型包裹运营商

      如果您决定要运输货物，请考虑使用小型包裹运输公司（例如UPS，FedEx，DHL Worldwide等）。请咨询您的运输部门，以帮助您根据运输需要和运输公司的交货时间表确定哪种运输公司是最佳选择。不幸的是，当涉及到不同的运营商将接受什么，他们将如何运送您的货物，或者他们将货物运送到目的地需要多长时间时，没有一个通用的答案。

      例如，假设您决定使用小型包装运输船运输三个42磅重的纸箱（总运输重量为126磅），使用选定的承运人“不迟于上午10点”。送货方式。以下是可能发生的四件事，所有这些都会影响您的交货时间和材料处理成本：

      情景一。您的纸箱（在运输公司的预印标签上标有“1/3”，“2/3”和“3/3”）在运输过程中分开，并在三辆不同的卡车上到达展会（除非您将它们码垛或捆绑在一起）。如果您的三个包裹未合并，您的物料处理成本将会增加，因为每个单独的包裹将以200至300磅的材料处理最低费用单独出货，这将反映在您的发票中。

      换句话说，代替你的三个42磅重的盒子计算一次总重126磅 - 并且花费你一个200磅的最低费用 - 你的包裹最终会花费你三个200到300磅的最低费用。对于126磅重的货物，这高达900磅的处理费用。

      如果您遗漏了完成展览安装所需的物品（例如杆子，支架或架子），请检查是否有一个本地展览馆有同一品牌。

      情景二。您选择的小型包裹运输船于上午9:59到达，货物从拖车后部铲到一个特殊的专用码头上，仅适用于小型包裹运输船 - 整个货物只有一个签名。

      在这种情况下，您将无法准确跟踪货运在展会现场的实际到货时间。当您尝试确定物品的位置时，承运人会说它按时交付货物，而GSC只能告诉您它尚未出现在其系统中。而且由于GSC不会让你通过一堆盒子找到你的包裹，你基本上回到原点 - 尽管你的最后努力，但是缺少了你需要的项目。

      情景三。您的交货延迟，因为到达码头的最新货物将由GSC的物料处理人员处理。该过程可能需要几个小时到一整天，具体取决于货物到达的时间，正在处理的小包裹货物的数量以及分配给任务的物料处理人员的数量。因此，即使您的货物在上午10点到达，也可能无法处理并在当天结束前送到您的展位。

      情景四。您的入境货运需要额外的文件，因为小包裹承运人不提供GSC认可的单一文件作为入境提单。因此，每件货物必须称重（通常以便携式秤）并在GSC批准的表格上记录，然后才能送到您的展位。由于您的包裹将在替代文件确认收到您的运费及其相应的重量之后才会交付，因此您的送货将被延迟。

      鉴于这些最糟糕的情况，较便宜且更及时的选择可能是运送到展会城市的小型包裹运营商办公室，假设您的运费不是那么笨重，以至于您无法单独处理。此外，如果您在下订单时选择电子邮件通知，您将收到一封确认货件交付的电子邮件。然后，您可以在收到包裹后立即自行取货。这个选项可以避免数百美元的材料处理费（只要您可以将您的货物运到展厅），避免在会议中心获得您的包裹的等待时间，并且特别适合小型和轻量货。

      3.使用展会运输承运人

      这些航空公司专门从事空运或加急贸易展运费，熟悉处理“我需要它昨天”的货物。如果您与空运承运人建立了现有关系，现在是时候打电话寻求帮助了。作为供应商在我的贸易展览生涯早期提醒我，展示运费不是时间敏感的，它是时间关键，没有人比专用于快速发货和准时交货的运营商更好地理解这一点。

      当您致电您的运输代理商时，请向他或她提供所有可用的详细信息（即货物的重量和大小，包装类型以及到达目的地所需的停机时间）。然后，您的代理人将不得不进行一些研究，以确定哪种空运选项最适合您的情况。

      根据您必须将货物运送到目的地的时间长短，您可能需要首先考虑地面运输。您有两种选择：空运/加急承运人或货车线。

      地面交通可能需要更长时间，但如果您使用面包车线路，您可能可以为车辆申请一对司机。一个司机一天可以承受的里程数受到管制，但是通过拥有两名司机，您的运费可以达到每天两倍的里程。

      使用空运，加急卡车或厢式货车的优点是运费将通过单一提单到达;因此，您只需对整批货物的实际重量进行物料处理，四舍五入至最接近的百磅，而不是通过具有多个最小重量的小包装运输船同时到达的单件物料。

      时间恰到好处

      无论您选择何种交通方式，都不要忘记考虑额外的时间，因为即使您的运费在展会城市如期到达，也需要更多时间从机场或卡车终端到展会场地，通过编组站的物料搬运过程，到码头，然后送到您的展位。根据您在展示设置期间的运费到达时间，您的卡车司机可以在编组站的一条线末端找到自己，等待在您的展览附近分配码头空间 - 您缩短的时间窗口将缩短比展览时间更快经济衰退期间的营销预算。

      如果你有幸在那个窗口猛烈关闭之前将你的货物送到展会，请稍稍休息，然后轻拍自己。然后，查看导致最后一分钟发货的事件，并从经验中学习。毕竟，如果你可以从你的错误中吸取教训 - 或者让你陷入这种运输困境的错误 - 你将来可以避免它们。