不久前，我需要把我的摊位从明尼阿波利斯的一个节目转到芝加哥的另一个节目。我已经在第二天早上以书面形式从节目管理中获得了批准的非目标入站时间。当我的卡车司机在明尼阿波利斯与我一起检查装载卡车时，我问他在哪里可以获得负载的认证重量单，如果他有我提供的编组站的地图，如果他带来来自节目管理的非目标信件的副本。他不知道我在说什么。

      事实证明，我的司机是一名新秀，并且在那天之前从未开过雪。他没有经过认证的重量单需要10美元，而且他在过去24小时内没有睡过觉。我给了他现金减重单，另一份地图给编组院子，目标许可单和一杯咖啡送他去路上。

      我的新手司机在黎明前到了编组院，但是他睡着了，错过了在院子的登记预告片里把他的文书工作交给他的最后期限，把他放到了线路末端卸下，然后把我们的设置投入随着时间的推移。幸运的是，当我解释情况时，范线支付了加班费。

      正如这个故事所表明的那样，贸易展运输的成本很复杂。除了将展品运送到展会之外的费用，您的货件时间也会影响QT展会服务，例如材料处理和安装。所以这里有10条提示可以帮助您控制运输成本。

      1.找出谁在开车。

      根据一些估计，2009年贸易展的货运量下降了约30％，可能是由于参展商数量和展品规模的减少。为了应对这种数量减少，许多运营商将运费分包给不专门从事贸易展运费的运输公司 - 如果你不知道的话。这些分包车队的司机可能不理解为什么需要减重，或者他们可能需要在编组站等待数小时才能卸载。

      询问您的承运商，他们的卡车和司机是否会在整个航线上处理您的运费，或者是否将分包工作。如果您不熟悉其转包的任何承运人，请进行一些研究，以确保他们的驾驶员接受过贸易展览细微差别的培训。

      您最好的选择是选择一家专门的贸易展览部门，如Mayflower Transit LLC，United Van Lines LLC，Airways Freight Corp.，Allied Van Lines Inc.，Specialized Transportation Inc.（STI），Bekins Van Lines LLC，Elitexpo货物系统等。卡车是卡车，但您的货物的安全性和成功取决于您的司机承诺安全地运送您的货物，使用正确的文书工作，并准时到编组站或码头。

      2.自己承包运输。

      参展商通常会收取运费25％至30％的附加费，作为管理运输的交钥匙费。最具成本效益的选择是自己安排。但是，如果您决定与您的展览馆签约，请确保它代表您工作，以获得至少三家专业贸易展览承运商的竞争报价，并传递与之协商的标准折扣。

      我目睹了展览公司与承运人协商折扣（没有将节省的费用转嫁给他们的客户），然后将25％至30％的交钥匙费用加到承运人的非折扣全额报价中。与制作您自己的交通安排的成本相比，这可以有效地使您的节目出货成本翻倍。

      3.堆栈运费。

      我的一位客户总是使用两辆公共运输拖车将货物运送到她年度大型贸易展 - 一个装满电脑设备，另一个装满租赁展览。然后她决定使用面包车而不是普通的承运人，这样她就可以堆放板条箱而不是地板装载它们（普通和加急的运输工具不会堆叠运费）。这使她能够在一辆拖车中整合所有货物并节省数千美元，即使考虑到堆叠货物的更高的物料处理率。

      请求您的van-line代表以各种配置草绘您的展览属性，以向您展示它们如何最有效地装入拖车，因为速率基于最小尺寸重量或线性英尺。还要协商让您的承运人向下（而不是向上）维度，以计算您的成本，除非您接近所谓的“断点”，即每磅的价格根据增加的数量而下降。

      4.要求折扣。

      利用QT公司运输安排（员工搬迁，产品运输等）从您的运营商处获得批量折扣。与承运人合作，通过签署州际和州内货物的单方合同，确保长期折扣，以保证货物的固定折扣，无论其目的地如何。由于我的长期忠诚度，我最近与之合作的一家加急货运公司同意免除客户货物的燃油附加费。问一问总无妨。

      5.计划一次公路旅行。

      而不是单独运送到每个展会，看看大图，看看什么时候将您的展览物业运回展览馆，以及将它们直接运送到您的下一个展览场地和商店更有意义他们在那里直到你需要它们。使用包含您的节目城市的矩阵以及在何时何地需要的属性，与您的运营商一起查看您的日程安排。您通常可以在展览前30天内免费将展品存放在您的下一个展览的预先仓库中。如果您需要将其存放更长时间，请询问您的运营商是否与可以支付运费的当地存储公司有关联。

      6.购买另一个展览。

      这可能在经济上听起来违反直觉，但如果您在两个或更多地区进行大量演出，那么拥有两件展品并将其保留在当地而不是在全国各地来回运送一件展品可能会花费更少。例如，您可能想要在西海岸拥有一个展览，在东海岸拥有一个展览，将每个展览存放在各自的区域。

      7.整理小盒子。

      大多数演出的材料处理重量最小，从100磅（1 CWT，或100磅）到300磅（3 CWT）。由小包装承运人（例如FedEx或UPS）在没有提单的情况下到达展会现场的每个单独的箱子可以收取物料处理最低费用。例如，如果一个节目收取每CWT 100美元并且至少有2个CWT，那么5磅重的盒子的材料处理费用将是200美元。

      如果您没有运输赠品，文献等的箱子，您可以购买“D容器”（托盘箱），每个约50美元。这些容器（看起来像托盘上的超大复印纸盒，顶部和底部都有盖子）可以有效地堆叠或并排安装在厢式拖车中。他们还隐藏和保护您宝贵的展品。

      8.运送到您的酒店。

      如果您无法合并箱子或者您有最后一刻的货物，那么运送到您的酒店商务中心或当地的FedEx办公室以避免支付物料处理最低费用通常会更便宜。运送到您的酒店还可以节省时间，因为必须对运往会议中心的小包装货物进行称重，并且必须写入入境物料处理表格，这可能会延迟交付到您的展位，从几个小时到一整天

      9.确保你的司机准时。

      如果您的驾驶员错过了您的入站目标时间或者没有当前经过认证的重量单，则费用可以快速累加。除了一般服务承包商（GSC）迟到的材料处理罚款（最多占您的物料处理发票总额的25％），您的卡车将被送到生产线末端卸载，这可以启动您的安装人员对拘留费，加班材料处理费和加班费的多米诺骨牌效应。

      10.审核您的节目单。

      如果您在展会上卸下货物后的第二天去GSC的服务台，您可以查看司机上交的实际认证重量单，并将其与您的物料处理发票进行比较。重量单显示卡车的确切总重量，以及装载货物之前卡车的皮重。这两个数字之间的差异是你的净重。将您的净重四舍五入到最接近的百磅，并确保您的GSC向您收取正确的金额。

      不要忘记从GSC检查发票的物料处理部分，以确保按照CWT（特殊处理与地板装载/装箱）的相应的每个CWT收取正确的费率，如果有的话您的账单中增加了额外费用，如加班费或非目标费。如果是，请索取文件和照片以支付这些费用，并确定其中是否有任何一个是您的运输公司的错，谁应该为他们承担经济责任。

      通过警惕地监控运输过程的每一步，您可以按时完成运输，避免加班费的多米诺骨牌效应，最终节省数千美元的运输费用